Oznaczanie pism przez spółkę akcyjną

Jak prawidłowo oznaczać pisma spółki akcyjnej?

Dzisiaj odpowiem jak powinno wyglądać prawidłowe oznaczanie pism przez spółkę akcyjną. Wciąż co do obowiązku informacyjnego zarządu w tym zakresie są spore wątpliwości, a nie należy zapominać, że sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na członków zarządu z tego tytułu. Chociaż z przypadkiem nałożenia grzywny w praktyce się nie spotkałam, to warto jednak nieco o tym opowiedzieć.

 Oznaczanie pism przez spółkę akcyjną

Art. 374 §1 k.s.h.

Pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki powinny zawierać:

1)firmę spółki, jej siedzibę i adres;

2)oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;

3)numer identyfikacji podatkowej (NIP);

4)wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Powyższe oznacza, że na członkach zarządu spółki akcyjnej ciąży obowiązek dopilnowania, aby zgodnie z art. 374 §1 k.s.h. treść strony internetowej spółki, a także treść wszelkich oficjalnych pism, zamówień i innej korespondencji zawierała przynajmniej: firmę, spółki, siedzibę i adres spółki, oznaczenie sądu i numer KRS, numer NIP oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Ustawa o KRS

Wskazany obowiązek reguluje również ustawa o KRS w art. 34. Zgodnie z którym na spółce akcyjnej spoczywa obowiązek do umieszczania w oświadczeniach pisemnych skierowanych do oznaczonych osób i organów, następujących danych: firmę, oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności, siedzibę i adres, NIP i oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe spółki oraz numer KRS. Dodatkowo wskazując, iż w przypadku niewykonania obowiązku, sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę w kwocie nie wyższej niż 5000 złotych na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku.

Wymóg ten został wprowadzony nie tylko ze względów bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, ale ma także na celu umożliwienie weryfikacji spółki. Obowiązek ten został jedynie wyłączony w przypadku oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych.

Teraz pewnie już rozumiecie dlaczego spółki akcyjne umieszczają tyle informacji choćby na papierze firmowym, stronie internetowej czy w stopce maila.

*****

Zapraszam również do zapoznania się z wpisami na moim drugim blogu: Zarząd w spółce z o.o.

Zachęcam do zapoznania się z ostatnimi wpisami na blogu:

Spółka akcyjna stroną umowy

Czy musimy złożyć do KRS wzór podpisu członka zarządu?

Adres do doręczeń członka zarządu

Aktualne formularze KRS znajdziecie na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.